Algemene Voorwaarden Evenement

Onderhavige algemene voorwaarden bepalen de rechten en verplichtingen van HUITRIERE-EOLE, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1140 Evere, Henry Dunantlaan 33, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer 0402.782.897, hierna genoemd « HUITRIERE & EOLE ». De diensten van HUITRIERE & EOLE worden uitsluitend beheerst door de aan de klant uitgebrachte offerte en door de onderhavige algemene voorwaarden.

De diensten van HUITRIERE & EOLE worden voorafgegaan door een aan de klant uitgebrachte offerte die gedurende één maand geldig is, tenzij anders overeengekomen.

HUITRIERE & EOLE wordt slechts beschouwd als verbonden nadat de klant de offerte per e-mail heeft aanvaard en HUITRIERE & EOLE een voorschot van 20% heeft ontvangen overeenkomstig punt 3.

De natuurlijke persoon die de offerte in naam en voor rekening van de klantonderneming aanvaardt, verklaart dat hij/zij bevoegd is om de klant te binden.

Tenzij anders overeengekomen in de offerte, wordt HUITRIERE & EOLE als volgt vergoed:

• Een voorschot van 20% van het offertebedrag bij aanvaarding van de offerte;
• Een bijkomend voorschot van 70% van het offertebedrag 10 dagen voor het evenement;
• Het saldo na het evenement, op vertoon van de factuur. Deze saldofactuur is betaalbaar binnen 8 dagen na factuurdatum.

Voor particulieren zonder ondernemingsnummer wordt het tweede voorschot verhoogd tot 75% van het totale bedrag van de offerte.

Voor vennootschappen met maatschappelijke zetel buiten België wordt het bijkomende voorschot verhoogd tot 80% van het bedrag van de offerte.

Een aanzienlijke stijging van de prijzen van grondstoffen, bestelde voedingsmiddelen en dranken, transportkosten of lonen tussen het moment van de bestelling en de uitvoering ervan, zal automatisch leiden tot een evenredige prijsverhoging, zonder dat deze verhoging meer dan 25% van het bedrag van de aanvaarde offerte mag bedragen. Onder een “aanzienlijke stijging” wordt verstaan: elke prijsstijging van meer dan 25% tussen het moment van de bestelling en de uitvoering ervan.

Het definitieve aantal uitnodigden moet schriftelijk worden bevestigd aan HUITRIERE & EOLE ten laatste 6 werkdagen voor de datum van het evenement. HUITRIERE & EOLE zal haar offerte dienovereenkomstig aanpassen.

De klant gaat ermee akkoord dat elke vermindering van het aantal gasten minder dan 15 dagen vóór de datum van het evenement aan HUITRIERE & EOLE wordt vergoed ten belope van 40% van de annuleringswaarde. Elke verhoging van het aantal gasten minder dan 15 werkdagen vóór het evenement zal worden gefactureerd aan 125% van het oorspronkelijke tarief.

Elke vermindering van het aantal uitnodigden met meer dan 10% ten opzichte van het aantal in de offerte zal leiden tot een verhoging van de eenheidsprijzen wegens de vaste kosten, zoals bepaald in de offerte. Elke wijziging van de inhoud van de bestelling moet schriftelijk aan HUITRIERE & EOLE worden meegedeeld ten laatste 5 werkdagen voor de datum van het evenement. HUITRIERE & EOLE zal haar offerte dienovereenkomstig aanpassen.

5.1 Annulering door de klant:

Een annulering door de klant moet verplicht gebeuren per aangetekende brief.

• Meer dan 60 werkdagen vóór het evenement, blijft het betaalde voorschot, of bij gebreke daarvan het voorschot dat bij de ondertekening van de overeenkomst betaald had moeten worden, verworven door HUITRIERE & EOLE;
• Tussen 60 en 30 werkdagen vóór het evenement is de klant 35% van het totale bedrag van het evenement verschuldigd.
• Tussen 30 en 10 werkdagen vóór het evenement is de klant 50% van het totale bedrag van het evenement verschuldigd.
• Tussen 10 en 6 werkdagen vóór het evenement is de klant 75% van het totale bedrag van het evenement verschuldigd.
• Minder dan 6 werkdagen vóór het evenement is de klant 90% van het totale bedrag van het evenement verschuldigd.

Annulering als gevolg van een annulering door een andere leverancier van het evenement wordt beschouwd als een annulering door de klant en zal als zodanig worden behandeld.

5.2 Overmacht

In geval van overmacht die de diensten geheel of gedeeltelijk onmogelijk maakt, kan HUITRIERE & EOLE de overeenkomst opzeggen of, met toestemming van de klant, zijn verbintenissen verminderen of uitstellen, zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn. De door de klant betaalde voorschotten worden terugbetaald als de overeenkomst door HUITRIERE & EOLE wordt opgezegd wegens overmacht.

Onder overmachtig worden met name begrepen: oorlog, staking, aanval of terrorisme, natuurramp, storm, brand, overstroming, epidemie, pandemie, moeilijkheden bij de energievoorziening, elke oorzaak die leidt tot een voorraadtekort bij een leverancier, beperkingen of bepalingen die door de overheid worden opgelegd. COVID-19 en de gevolgen ervan worden niet langer als overmacht situaties beschouwd. De klant erkent dat hij/ze zich volledig bewust is van de risico’s die de COVID-19 met zich meebrengt voor de organisatie van het evenement. In geval van annulering omwille van COVID-19 zal HUITRIERE & EOLE trachten een bevredigende oplossing te vinden voor de klant, maar behoudt zich het recht voor om de annuleringskosten toe te passen die vermeld staan in punt 5.1.

De klant zorgt ervoor dat de ruimte bestemd voor HUITRIERE & EOLE bereikbaar is per vrachtwagen en voorzien is van een functionele en conforme elektriciteits-, gas- en watervoorziening. De huur en de kosten (verwarming, verluchting, water, gas, elektriciteit, enz.) van de ruimte bestemd voor HUITRIERE & EOLE zijn ten laste van de klant.

Het materiaal van HUITRIERE & EOLE wordt aan de klant verhuurd onder zijn volledige verantwoordelijkheid. De klant is aansprakelijk voor verlies of schade veroorzaakt aan het materiaal door hemzelf, zijn uitnodigden en door andere leverancier van het evenement of door een derde partij.

HUITRIERE & EOLE zal alles in het werk stellen om de klant tevreden te stellen, in overeenstemming met de opgestelde offerte.

HUITRIERE & EOLE kan echter niet aansprakelijk worden gesteld in geval van:

• Mislukking of vertraging in de uitvoering ten gevolge van een incident buiten de wil van HUITRIERE & EOLE, van toegangsmoeilijkheden bij de toegang tot de plaats van het evenement of de ruimte bestemd voor HUITRIERE & EOLE of in geval van gebrek aan voldoende voorbereiding van de ruimte bestemd voor HUITRIERE & EOLE;
• Onderbreking van de water-, gas- of elektriciteitsvoorziening van de ruimte bestemd voor HUITRIERE & EOLE;
• Schade aan de goederen van de klant of van zijn uitnodigden ten gevolge van een lichte fout van HUITRIERE & EOLE.

Elke klacht over de uitvoering van de diensten van HUITRIERE & EOLE of over de factuur moet schriftelijk geformuleerd worden binnen de 8 werkdagen volgend op het evenement of de ontvangst van de factuur. Na het verstrijken van deze termijn, zullen de diensten van HUITRIERE & EOLE en de factuur als aanvaard worden beschouwd.

Elk bedrag dat onbetaald blijft op de vervaldag zal van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een jaarlijkse intrest van 12% opbrengen en een contractuele forfaitaire verhoging van 10% met een minimum van 250,00 EUR per onbetaald bedrag.

HUITRIERE & EOLE verzamelt persoonsgegevens van klanten. Meer informatie hierover vindt u in het privacybeleid dat beschikbaar is op de website van HUITRIERE & EOLE.

Indien de offerte tot meerdere klanten is gericht, zijn ze hoofdelijk aansprakelijk voor alle verplichtingen, zelfs indien de facturering tussen hen is verdeeld.

De eventuele nietigheid van een bepaling van onderhavige algemene voorwaarden, verandert de geldigheid van de andere bepalingen niet.

Het tussen de partijen gesloten contract is onderworpen aan het Belgische recht. Elke betwisting met betrekking tot de geldigheid, interpretatie of uitvoering van het contract is onderworpen aan de exclusieve bevoegdheid van de Franstalige rechtbanken van Brussel.